Propósito

Se requiere que un participante en el Programa de inversión de capital de emergencia (beneficiario de ECIP, como se define en 31CFR35.21) establezca y mantenga políticas diseñadas para eliminar gastos excesivos o de lujo. El término "gastos excesivos o de lujo" significa gastos excesivos en cualquiera de los siguientes puntos en la medida en que dichos gastos no sean gastos razonables para el desarrollo del personal, incentivos de desempeño razonable u otras medidas razonables similares realizadas en el curso normal de las operaciones comerciales del beneficiario del ECIP: (1) entretenimiento o eventos; (2) renovaciones de oficinas e instalaciones; (3) aviación u otros servicios de transporte; (4) recaudaciones de impuestos; y (5) otros artículos, actividades o eventos similares para los cuales el beneficiario del ECIP puede anticipar razonablemente que incurrirá en gastos o reembolsará a un empleado por incurrir en gastos.

Política de gastos excesivos o de lujo

La cooperativa de crédito establecerá parámetros y controles internos que rijan los gastos de Suncoast Credit Union (Cooperativa de crédito) y sus Organizaciones de Servicios de Cooperativas de Crédito (CUSO, por sus siglas en inglés) de propiedad absoluta. Los gastos de la Cooperativa de crédito deben ser habituales, prudentes, consistentes con las leyes y reglamentos aplicables, y razonablemente relacionados con los objetivos y necesidades comerciales de la Cooperativa de crédito. Esta política identifica los gastos que son excesivos o gastos de lujo, crea procesos que están razonablemente diseñados para eliminar dichos gastos y establece la responsabilidad por el cumplimiento. Los gastos operativos de rutina, los gastos de capital y otros gastos razonables no están prohibidos por esta política.

Autoridad

La Cooperativa de crédito tiene autoridad para proporcionar compensaciones y beneficios que sean razonables. Esta política establece una prohibición de gastos excesivos o gastos de lujo según lo exigen las regulaciones del Programa de Inversión de Capital de Emergencia del Departamento del Tesoro (31 CFR Parte 35), y según lo exijan las otros estatutos y regulaciones.

Alcance

Esta política se aplica a todos los empleados, funcionarios y directores de la Cooperativa de crédito con respecto a cualquier gasto de la Cooperativa de crédito. Al realizar cualquier gasto en nombre de la Cooperativa de crédito, los empleados, funcionarios y directores deben considerar si el gasto es excesivo o de lujo, y está prohibido por esta política.

Gastos excesivos o de lujo

"Gastos excesivos o de lujo" significa gastos excesivos en cualquiera de los siguientes puntos en la medida en que no sean gastos razonables o apropiados para el desarrollo comercial, desarrollo del personal, incentivos de desempeño razonable u otras medidas razonables similares realizadas en el curso normal de las operaciones comerciales de la Cooperativa de crédito:

(1) Entretenimiento o eventos. Esta categoría incluye cargos, cuotas, costos de boletos relacionados con clubes, actividades, celebraciones u otros eventos sociales, atléticos, artísticos y gastronómicos, y gastos similares. Esta política no prohíbe los gastos por contribuciones benéficas y eventos benéficos. Los gastos de entretenimiento o eventos por un monto inferior a $20,000 por instancia, y $100,000 sobre una base total anual por individuo, están exentos de esta política.

(2) Renovaciones de oficinas e instalaciones.  Las renovaciones de oficinas e instalaciones están permitidas solo para proyectos aprobados que son parte del presupuesto financiero anual aprobado por la Junta de la Cooperativa de crédito. Se puede permitir una excepción a esto si la gerencia debe lidiar con una situación de emergencia, como un acto de la naturaleza, y el gasto es necesario para que la instalación esté operativa para el uso de los miembros. Las renovaciones deben ser congruentes en todos los aspectos con la marca de la Cooperativa de crédito.

(3) Aviación u otros servicios de transporte. Esta categoría incluye cargos de fletes, boletos, tarifas por uso de grada o muelle, pagos a plazos de vehículos, gastos de reserva y agente de viajes, y gastos similares asociados con servicios de transporte (por ejemplo, línea aérea, tren, alquiler de autos o vans). El millaje reembolsable de acuerdo con las cargos actuales de millaje del Servicio de Impuestos Internos (IRS) está exento de esta política. Los servicios de transporte por un monto inferior a $20,000 por instancia, y $100,000 sobre una base total anual por individuo, están exentos de esta política. El director ejecutivo principal puede establecer o delegar en un ejecutivo apropiado la autoridad para establecer procesos para el reembolso de gastos de viaje razonables, cuyos procesos deben ser revisados por la gerencia ejecutiva con una frecuencia no menor a una vez al año.

(4) Recaudaciones de impuestos​​​​​​​. Esta categoría incluye cualquier reembolso de impuestos adeudados con respecto a cualquier compensación.

(5) Otros artículos, actividades o eventos similares para los cuales la cooperativa de crédito puede anticipar de forma razonable que incurrirá en gastos o reembolsará a un empleado por incurrir en gastos. Los gastos relacionados con otros elementos que no figuran en las categorías anteriores están exentos de esta política por un monto inferior a $20,000 por instancia, y junto con todos los gastos permitidos en virtud de esta política, no pueden superar los $100,000 sobre una base total anual por individuo

Para evitar dudas, las inversiones de capital razonables en tecnología, equipos y elementos similares que amplían la capacidad a largo plazo de un beneficiario de ECIP para proporcionar productos y servicios a sus miembros y la comunidad, no son gastos excesivos ni de lujo.

El director ejecutivo principal puede establecer o delegar en un ejecutivo apropiado la autoridad para establecer procesos para la evaluación y aprobación de gastos en las categorías anteriores que no sean gastos de lujo o excesivos y que no estén exentos de esta política. Estos procesos deben ser revisados por la gerencia ejecutiva con una frecuencia no inferior a una vez al año, así como cualquier monto de gasto límite adicional por artículo, actividad o evento, o un monto de gasto límite por empleado que reciba el artículo o participe en la actividad o evento conforme a esta política. Dichas aprobaciones se deben informar a la Junta Directiva (que puede ser en forma de resumen apropiado) con una frecuencia no menor a una vez al año.

Cumplimiento y Supervisión

Esta política es responsabilidad de la Junta directiva de la Cooperativa de crédito (la Junta). La junta ha aprobado esta política y revisará el cumplimiento de la misma con una frecuencia no menor que una vez al año, y los datos resumidos sobre gastos excesivos o de lujo se informarán a la Junta como parte de la revisión de cumplimiento.

Cualquier excepción o violación de esta política debe informarse de inmediato al (i) director ejecutivo principal de la Cooperativa de crédito, (ii) al funcionario con la responsabilidad principal de la función de cumplimiento de la Cooperativa de crédito, o (iii) al funcionario designado con la responsabilidad principal de supervisar la administración, control y cumplimiento de esta política. Las excepciones e violaciones deben informarse a la Junta directiva con una frecuencia no inferior a una vez al año, o con una frecuencia mayor, según lo justifique la naturaleza y la gravedad de la infracción. Todos los empleados, funcionarios y directores de la Cooperativa de crédito deben adherirse a esta política y serán responsables de su cumplimiento. Cualquier empleado o funcionario que viole esta política puede estar sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido. Cualquier empleado o funcionario que tenga conocimiento de cualquier circunstancia que pueda indicar una violación de esta política debe informar dicha circunstancia a su supervisor o al funcionario de cumplimiento principal o grupo de cumplimiento de la Cooperativa de crédito. La Cooperativa de crédito prohíbe las represalias contra cualquier empleado o funcionario por hacer un informe de buena fe de violaciones reales o presuntas del código de conducta, las leyes, los reglamentos u otras políticas de la Cooperativa de crédito, incluida esta política. Un hallazgo de represalia contra cualquier empleado o funcionario puede dar como resultado una acción disciplinaria que puede incluir el despido. No informar de inmediato las violaciones conocidas por parte de otros también puede considerarse una violación del código de conducta de la Cooperativa de crédito. Los empleados y funcionarios pueden hacer preguntas, plantear inquietudes o informar instancias de incumplimiento de esta política y/o cualquiera de las políticas relevantes subyacentes actuales al comunicarse con EthicsPoint, el auditor interno de la Cooperativa de Crédito, o el presidente de la Junta Directiva. 

Retención de registros

La Cooperativa de crédito cumplirá con todos los requisitos de retención de registros, según corresponda.

Certificación

Anualmente, el destinatario del ECIP entregará al Departamento del Tesoro una certificación, ejecutada por dos funcionarios ejecutivos sénior (uno de los cuales debe ser el director ejecutivo principal o el director financiero principal del destinatario del ECIP) que certifique que (i) la Cooperativa de crédito​​​​​​​ cumple con esta política y (ii) la aprobación de cualquier gasto que requiera la aprobación previa de cualquier director ejecutivo senior, cualquier director ejecutivo con un nivel de responsabilidad sustancialmente similar o la Junta Directiva (o un comité de dicha Junta), se obtuvo adecuadamente con respecto a cada uno de esos gastos.